Guida completa alla gestione dell'inventario

Riconoscete il termine "gestione dell'inventario", ma non siete sicuri di cosa comporti o di come procedere? La gestione dell'inventario, o controllo delle scorte, è la corretta gestione del numero e della posizione di stoccaggio dei prodotti venduti per evitare carenze e consegne errate.

Questo articolo spiega le basi della gestione dell'inventario, dal suo scopo e importanza alle sfide e alle soluzioni per le operazioni di gestione dell'inventario.

Che cos'è l'inventario?

L'inventario comprende i prodotti in vendita e stoccati nei magazzini e in altri luoghi, e può essere considerato come il magazzino di un'azienda. A seconda del settore, ciò che viene classificato come inventario può variare.

In particolare, nel settoreretail , tra cui GDOl'inventario si riferisce ai "prodotti", che non sono esposti sugli scaffali dei negozi, ma sono immagazzinati nei magazzini o nei retrobottega. Inoltre, nell'industria manifatturiera, le materie prime, i prodotti in corso di lavorazione e le merci sono trattati come inventario, ciascuno gestito in modo diverso. Un altro esempio è rappresentato dalle aziende industriali che immagazzinano strategicamente i pezzi di ricambio per la distribuzione, consentendo loro di soddisfare prontamente le richieste dei clienti. Healthcare organizzazioni possono immagazzinare diligentemente forniture e attrezzature mediche critiche per supportare la cura dei pazienti.

Inoltre, anche i materiali di consumo, come le forniture per ufficio che non sono in vendita, ma che servono ai dipendenti per generare entrate, sono trattati come inventario. Un fornitore di logistica di terze parti (3PL) immagazzina e gestisce molti tipi di scorte per conto del cliente, garantendo soluzioni di stoccaggio sicure e organizzate.

Che cos'è la gestione dell'inventario?

La gestione delle scorte consiste nel regolare la quantità di scorte vendute dall'azienda in modo da allinearsi alla situazione attuale. In pratica, gli obiettivi principali della gestione delle scorte sono "mantenere livelli ottimali di scorte" e "massimizzare i profitti riducendo al minimo lo spreco di scorte".

Se la gestione dell'inventario viene effettuata correttamente, non si verificano problemi come l'eccesso o la carenza di scorte, ma si ottiene una riduzione dei costi e una maggiore efficienza operativa. In realtà, però, ci sono casi in cui la corretta gestione dell'inventario viene trascurata, causando la perdita di opportunità di vendita a causa di scorte esaurite o in eccesso, oltre a spese aggiuntive dovute alla pressione del magazzino.

In sintesi, una gestione efficace delle scorte è una responsabilità di importanza critica per qualsiasi azienda e deve essere affrontata con meticolosa attenzione.

Metodi di gestione dell'inventario 

I metodi di gestione dell'inventario includono la gestione delle ubicazioni, in cui ogni prodotto viene conservato su uno scaffale specifico o in una posizione specifica. La gestione avviene in base a regole create dall'azienda.

Ad esempio, se i prodotti sono gestiti su scaffali, i prodotti sono separati per livelli, la posizione di stoccaggio per ogni prodotto è fissa e i prodotti non vengono mescolati quando entrano ed escono dal magazzino. Con la gestione delle ubicazioni, si conosce la posizione a scaffale di ogni prodotto, il che significa che non ci saranno discrepanze con i registri per la gestione dell'inventario.

Magazzino e gestione delle scorte come termini diversi

La gestione del magazzino comprende tutte le operazioni essenziali necessarie per un funzionamento efficiente del magazzino, tra cui la gestione efficace dell'inventario, delle merci e dei prodotti immagazzinati all'interno della struttura, nonché l'assegnazione dei dipendenti ai vari compiti.

Lo scopo della gestione del magazzino è quello di prevenire errori e ritardi nelle consegne e di mantenere la qualità delle operazioni logistiche. La gestione dell'inventario, invece, mira a migliorare la redditività garantendo un conteggio accurato delle scorte, un'allocazione ottimale dei dipendenti e una gestione efficiente delle attrezzature.

Pertanto, nonostante la somiglianza terminologica, la gestione del magazzino e la gestione delle scorte hanno obiettivi ed entità distinte da supervisionare.

Qual è lo scopo della gestione dell'inventario?

Lo scopo della gestione delle scorte è monitorare le vendite, ridurre i costi di distribuzione e allocare efficacemente i fondi. Implementando pratiche efficienti di gestione delle scorte, le aziende possono soddisfare le richieste dei clienti in modo tempestivo, riducendo le opportunità di vendita mancate e, in ultima analisi, aumentando la redditività.

Inoltre, pur comportando costi di manodopera e di stoccaggio, la gestione dell'inventario è essenziale per mitigare i rischi associati all'eccesso di scorte e alle carenze, oltre che per garantire una gestione accurata delle vendite.

Perché è importante la gestione dell'inventario?

La gestione delle scorte è importante perché è direttamente correlata ai profitti e alle condizioni commerciali di un'azienda. L'accumulo di scorte in eccesso può inondare il magazzino di merci, impedendo di immagazzinare le scorte effettivamente necessarie e, in ultima analisi, ostacolando le vendite. Inoltre, la situazione aziendale può peggiorare a causa di problemi quali gli elevati costi di stoccaggio.

La gestione delle scorte è di estrema importanza, poiché anche se si riducono i prezzi per smaltire le scorte in eccesso, non è detto che ciò si traduca in un miglioramento dei profitti.

Sfide associate alla gestione manuale dell'inventario

Prima di considerare l'automazione e quando le operazioni sono ancora manuali, la gestione dell'inventario può porre diverse sfide.

Errore umano che porta a imprecisioni nella registrazione

Quando la gestione dell'inventario viene effettuata manualmente, è facile commettere errori nel registrare il momento in cui le merci o i prodotti vengono ricevuti o spediti. Se si commette un errore nella registrazione dei conteggi di inventario, le vendite possono diminuire a causa di carenze o si possono verificare sprechi a causa di un eccesso di scorte, con conseguente diminuzione della produttività.

Eccesso o carenza di scorte a causa di una cattiva gestione

Quando si verifica una cattiva gestione, anche il numero di ordini effettuati ne risente, causando un eccesso o una carenza di scorte. Di conseguenza, l'azienda non è in grado di effettuare gli ordini per i prodotti necessari, con conseguente riduzione dei profitti a causa della carenza di scorte e della perdita di opportunità di vendita.

Individuare la merce può richiedere molto tempo

Quando l'inventario viene ricevuto e spedito, non c'è un posto/scaffale dove l'inventario possa essere organizzato, rendendo difficile l'individuazione dei prodotti immagazzinati. Se la gestione dell'ubicazione dell'inventario non viene eseguita correttamente, l'efficienza può essere compromessa, in quanto può essere necessario un notevole dispendio di tempo e di energie per individuare i prodotti immagazzinati.

Incapacità di gestire il sistema per mancanza di personale

Anche se un sistema di gestione dell'inventario viene implementato per migliorare l'efficienza, potrebbe non essere in grado di funzionare correttamente a causa della mancanza di manodopera.

Ad esempio, se il sistema è gestito da un solo dipendente, potrebbe diventare troppo personalizzato e gli altri dipendenti potrebbero non essere in grado di gestirlo. Prima di introdurre il sistema, è consigliabile considerare a fondo l'assegnazione dei dipendenti e il funzionamento del sistema.

Difficile sistematizzare le operazioni convenzionali

Se si sceglie di sistematizzare la gestione dell'inventario per migliorare l'efficienza, è essenziale riconoscere che non sempre è possibile supportare completamente le operazioni aziendali esistenti. Scegliere un sistema solo in base al suo basso costo e alle sue funzioni spesso porta a una sistematizzazione incompleta, con conseguenti aspetti non affrontati dell'attività. Per questo motivo, la scelta di un prodotto che si allinei al flusso aziendale unico della vostra azienda è fondamentale per ottenere un'integrazione completa del sistema.

Esiste un'enorme quantità di informazioni per le decisioni gestionali ed è difficile recuperarle. La gestione delle scorte non serve solo per gestire i prodotti, ma anche come informazione per le decisioni manageriali, in quanto è legata alle vendite. Tenendo d'occhio i dati di gestione dell'inventario e capendo come si vendono i prodotti, questi diventano materiale per valutare come rivolgersi ai clienti target.

Tuttavia, maggiore è il numero di prodotti nella gestione dell'inventario, più informazioni vengono recuperate, rendendo più facile l'utilizzo delle informazioni per le decisioni di gestione. 

Le procedure aziendali non sono standardizzate

Le operazioni di gestione dell'inventario sono spesso condotte manualmente e possono dipendere da persone specifiche, con conseguente mancanza di standardizzazione e incoerenza delle procedure da un dipendente all'altro.

Se il responsabile è diverso a seconda della categoria di prodotto, tendono a verificarsi problemi, come l'impossibilità di capire i dettagli del lavoro senza chiedere al responsabile. Inoltre, se ogni dipendente ha una procedura diversa per lo stesso compito, è una sfida sapere a cosa fare riferimento per unificare le procedure di lavoro.

3 modi per migliorare la gestione dell'inventario

Per affrontare le sfide della gestione dell'inventario, si possono prendere in considerazione tre approcci efficaci: l'applicazione rigorosa di regole e linee guida, l'esecuzione di controlli regolari dell'inventario e l'implementazione di un sistema solido. Queste strategie possono migliorare significativamente l'accuratezza, l'efficienza e l'efficacia complessiva dei processi di gestione dell'inventario all'interno di un'organizzazione.

Applicare regole e linee guida

Se la gestione dell'inventario è diversa da dipendente a dipendente, diventerà un compito personalizzato e non potrà essere gestita correttamente. In particolare, è necessario decidere dove vengono immagazzinati i prodotti e gestire le ubicazioni per determinare quali prodotti sono immagazzinati dove e in quali quantità.

Se tutti i dipendenti seguono le regole per la gestione delle ubicazioni, miglioreranno l'efficienza dell'inventario e il tempo necessario per la ricerca della merce; per questo è importante stabilire con fermezza le regole e farle rispettare.

Effettuare controlli regolari dell'inventario

La tempistica dei conteggi delle scorte varia da un'azienda all'altra: alcune li effettuano alla fine del mese, alla fine dell'anno o alla fine dell'anno fiscale. 

Se c'è una discrepanza nel conteggio dell'inventario, è necessaria molta manodopera per cercare l'articolo o controllare le liste di prelievo precedenti. Tuttavia, quanto più breve è l'intervallo tra i conteggi di inventario, tanto più accuratamente possono essere gestiti i dati e i conteggi effettivi. In caso di discrepanze nei conteggi di inventario, diventa più facile identificare la causa principale.

Un conteggio accurato dell'inventario può aiutare a prevenire ordini errati e a garantire l'ordine tempestivo degli articoli quando necessario. Per migliorare la produttività, è consigliabile effettuare regolarmente i conteggi di inventario in un breve lasso di tempo.

Implementare un solido sistema di inventario

Un sistema di gestione dell'inventario vi consentirà di tenere Binario lo stoccaggio dell'inventario e lo stato delle spedizioni in entrata e in uscita in tempo reale. I sistemi di gestione dell'inventario includono funzioni di elencazione dell'inventario, gestione di ricezione/emissione e lista di prelievo per aiutarvi a tenere un conteggio accurato del numero di prodotti in magazzino.

Inoltre, i sistemi di gestione dell'inventario facilitano la condivisione dello stato dell'inventario con tutti i dipendenti, migliorando così l'efficienza del lavoro e riducendo il verificarsi di errori dovuti a omissioni. Alcuni sistemi di gestione dell'inventario possono aggiungere codici QR o codici a barre ai prodotti, che possono essere letti da un terminale portatile (terminale di raccolta dati) per una gestione efficiente dell'inventario. 

5 vantaggi della razionalizzazione della gestione dell'inventario

La razionalizzazione della gestione dell'inventario e l'automazione delle operazioni di magazzino offrono vantaggi quali l'aumento della produttività e la capacità di mantenere i livelli di inventario senza sovra o sotto scorta. La sezione seguente fornisce una spiegazione dettagliata di ciascuno dei cinque vantaggi di una gestione più efficiente delle scorte.

1. Aumento della produttività

Razionalizzando la gestione dell'inventario, è possibile abbreviare i tempi di spedizione e ridurre i costi di manodopera e di altro tipo, con un conseguente aumento della produttività e un'efficace acquisizione dei clienti. Inoltre, avere i prodotti giusti nel posto giusto evita gli errori di spedizione e riduce la manodopera necessaria per gestire i resi. 

2. Riduzione delle scorte in eccesso

Quando i dati di inventario e i conteggi effettivi vengono acquisiti e gestiti correttamente, il rischio di avere scorte in eccesso si riduce, eliminando così costi inutili. Per evitare le eccedenze di magazzino, è importante gestire correttamente le scorte e monitorare i conteggi.

3. Capire la situazione del magazzino e prevenire le carenze.

Conoscere lo stato delle scorte in magazzino aiuta a prevenire le carenze e a migliorare le vendite dell'azienda. In particolare, se si conosce l'andamento del magazzino, si potranno prevenire le carenze, che a loro volta eviteranno la perdita di opportunità di vendita e la scarsa qualità dei prodotti.

Le scorte sepolte sotto altri prodotti possono essere considerate mancanti in quanto difficili da individuare, con conseguente perdita di opportunità di vendita e potenziali danni dovuti allo stoccaggio prolungato.

4. Lo spazio del magazzino può essere risparmiato eliminando gli sprechi.

Se non si gestisce l'inventario, il magazzino può riempirsi a tal punto di merce da non lasciare più spazio per lo stoccaggio. Tuttavia, avere una chiara comprensione dello stato del magazzino può aiutare a eliminare gli sprechi, a ridurre al minimo gli spazi morti e a garantire che i prodotti richiesti siano immagazzinati nella posizione appropriata.

5. La qualità dell'inventario viene mantenuta se immagazzinato correttamente

L'implementazione di pratiche efficaci di gestione delle scorte è fondamentale per mantenere la qualità dei prodotti. Stabilire regole chiare sul flusso di lavoro, come "spedire i prodotti nell'ordine dal più vecchio al più recente" e "monitorare i periodi di stoccaggio per verificarne l'accuratezza", aiuta a garantire il rispetto delle procedure corrette. Lo stoccaggio a lungo termine delle scorte comporta rischi quali il deterioramento, l'accumulo di polvere e l'infestazione di insetti, che richiedono un'attenzione particolare. Inoltre, l'umidità e la luce diretta del sole possono portare al deterioramento dei prodotti, sottolineando l'importanza di spedire gli articoli tempestivamente per ridurre al minimo l'esposizione. Dando priorità a queste misure, è possibile preservare la qualità dei prodotti durante l'intero processo di gestione delle scorte. 

5 modi per risolvere i problemi di gestione manuale dell'inventario

Una gestione efficace dell'inventario richiede una chiara identificazione e gestione delle quantità di prodotto, dei luoghi di stoccaggio e delle condizioni di conservazione, il tutto in conformità a regole predefinite. Integrando un sistema di gestione del magazzino, è possibile ridurre al minimo gli errori umani e migliorare la qualità complessiva delle operazioni. Per affrontare e superare le sfide della gestione del magazzino, si raccomandano le seguenti cinque strategie:

1. Creazione di regole e gestione approfondita

La chiave per la gestione dell'inventario è creare regole adeguate ai metodi operativi dell'azienda e far sì che i dipendenti le seguano scrupolosamente.

Per creare regole e risolvere i problemi di gestione dell'inventario, è necessario innanzitutto creare un manuale e organizzare l'ambiente di magazzino. La prima regola da stabilire è la gestione dell'ubicazione, che protegge accuratamente la posizione dell'inventario e impedisce che venga mescolato durante il ricevimento e la spedizione.

2. Implementare un sistema di gestione del magazzino

I sistemi di gestione del magazzino (WMS) sono dotati di funzioni per la gestione dell'inventario e in alcuni casi, rispetto alla gestione manuale, hanno ridotto il numero di ordini errati.

Inoltre, la gestione dell'inventario può essere effettuata semplicemente attaccando i codici a barre agli scaffali e ai prodotti e leggendoli con un comodo terminale, rendendo più efficiente il lavoro di picking. Se l'introduzione di un sistema di gestione del magazzino può migliorare la velocità del lavoro dei dipendenti e la qualità del lavoro, si può prevedere un aumento della produttività.

Tuttavia, i sistemi di gestione del magazzino non presentano solo vantaggi ma anche potenziali svantaggi, come i costi elevati, che devono essere considerati con attenzione. Ad esempio, i costi di installazione, i costi di gestione e i costi di manodopera per sistemare l'inventario corrente sono tutti costosi, motivo per cui la scelta deve essere fatta in accordo con il budget. 

A lungo termine, l'introduzione di un sistema è efficace perché tende a ridurre i costi e le spese di manodopera rispetto alle operazioni manuali dei dipendenti. Inoltre, esistono diversi tipi di sistemi di gestione del magazzino, quindi prima di scegliere è bene considerare due aspetti: quali funzioni offrono e se si adattano al vostro attuale flusso di lavoro.

Ad esempio, se un sistema offre funzioni di gestione dell'inventario ma non è compatibile con un terminale portatile, la sua implementazione non migliorerà l'efficienza dei controlli sullo stato dell'inventario. È quindi fondamentale considerare il sistema di supporto disponibile dopo l'implementazione. È consigliabile informarsi sul livello di assistenza fornito per risolvere eventuali problemi o difficoltà che possono sorgere durante il funzionamento del sistema. La presenza di un solido supporto migliora l'efficacia complessiva e il successo dell'implementazione del nuovo sistema. 

3. Comprendere l'inventario

Creare un elenco completo e ottenere una chiara comprensione di dove è immagazzinato l'inventario e della quantità disponibile. È preferibile avere accesso a queste informazioni in tempo reale, soprattutto se i ricevimenti e le spedizioni avvengono su base giornaliera. Le discrepanze tra i dati di gestione e i numeri effettivi delle scorte possono portare a eccessi o carenze nelle scorte.

Inoltre, poiché la gestione dell'inventario è correlata alle strategie di vendita e di gestione, una corretta comprensione dell'inventario impedirà di perdere opportunità commerciali. L'inserimento manuale dei conteggi dell'inventario può portare a errori umani, per questo è importante utilizzare un sistema di gestione del magazzino o un sistema di gestione dell'inventario per gestire l'inventario in modo efficiente e preciso Binario . 

4. Preparazione dell'ambiente di magazzino

È molto importante mantenere il magazzino in ordine e pulito regolarmente. Un ambiente di magazzino pulito assicura che i dipendenti si sentano bene nel loro lavoro e che la qualità delle merci sia protetta. Trascurare una corretta pulizia e manutenzione del magazzino può avere effetti negativi non solo sulla salute dei dipendenti, ma anche sulla qualità dei prodotti, in quanto le cattive condizioni ambientali possono portare alla contaminazione. 

Anche le infestazioni di insetti possono diventare un problema se il magazzino non viene mantenuto pulito, con un potenziale calo della qualità dei prodotti e una perdita di fiducia da parte dei clienti.

5. Organizzare gli scaffali e impedire che l'inventario si confonda.

Se gli scaffali possono essere organizzati, i prodotti possono essere spediti dal più vecchio al più recente senza essere mescolati con altri prodotti, evitando così errori di spedizione e proteggendo la qualità.

Concretamente, la numerazione degli scaffali e la gestione delle ubicazioni renderanno più facile tenere Binario dell'inventario di ogni prodotto. Inoltre, assicuratevi di sensibilizzare i vostri dipendenti a rispettare la regola di tenere i prodotti in una posizione fissa e, quando maneggiate i prodotti per il prelievo, non collocateli in posizioni casuali.

Gestendo efficacemente l'inventario e prevenendo gli errori, è possibile risparmiare tempo e manodopera, migliorare la produttività e, in ultima analisi, ridurre i costi.

Conclusione

In questo articolo abbiamo illustrato in dettaglio la gestione dell'inventario. In sintesi, la gestione dell'inventario è il processo di mantenimento di un numero adeguato di articoli in inventario dei prodotti venduti, a seconda della situazione.

Trascurare la gestione delle scorte può portare a un eccesso di scorte o a un eccesso di scorte, con conseguenti opportunità di vendita mancate e perdite dovute allo smaltimento delle scorte in eccesso. Una corretta gestione delle scorte è fondamentale per evitare problemi come la diminuzione dei profitti e della produttività dovuti all'incapacità di attuare strategie di gestione e di vendita efficaci.

Pertanto, per gestire correttamente l'inventario, perché non provare a implementare un sistema di gestione del magazzino o un sistema di gestione dell'inventario per migliorare l'efficienza operativa? Inoltre, alcune aziende offrono la gestione dell'inventario in outsourcing, che consente di gestire l'inventario anche in mancanza di manodopera.